Jakie wymagania musi spełniać powiadomienie?

Powiadomienie obejmuje następujące formy naruszenia Konwencji:

• niepodjęcie środków mających na celu implementację Konwencji,
• przyjęcie przepisów lub rozwiązań niezgodnych lub niespełniających w pełni wymagań Konwencji,
• konkretne działania, zdarzenia lub zaniechania pozostające w sprzeczności z postanowieniami Konwencji.

Indywidualna sprawa może zostać tutaj użyta dla zobrazowania szerszej niezgodności z Konwencją przepisów, czy też praktyk państwa-strony.

Powiadomienia nie muszą być sporządzone przez adwokata czy radcę prawnego, nie ma też wyraźnego obowiązku wyczerpania krajowych środków zaskarżenia. Komitet ds. zgodności przy Sekretariacie Konwencji zapowiedział jednak, iż fakt wyczerpania drogi krajowej będzie miał wpływ na decyzję o nadaniu sprawie dalszego biegu22.

Powiadomienie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej, w języku angielskim, francuskim lub rosyjskim (w praktyce z uwagi na to, że językiem roboczym Komitetu jest angielski, powiadomienia w tym języku są rozpatrywane szybciej).

Zaleca się wysyłanie powiadomień przez e-mail, ale podpisany egzemplarz powiadomienia wraz z załącznikami powinien zostać przesłany do Sekretariatu na adres:

Mr Jeremy Waters

Secretary to the Aarhus Convention

United Nations Economic Commission for Europe

Environment and Human Settlement Division

Room 332, Palais des Nations

CH-1211 Geneva 10, Switzerland

E-mail: jeremy.wates@unece.org

Chociaż powiadomienie nie musi być sporządzane na specjalnym formularzu, powinno ono jednak spełniać pewne warunki, a mianowicie zawierać:

• imię, nazwisko lub nazwę każdego ze składających, ich adresy zamieszkania/siedziby i adresy do korespondencji (jeżeli jest inny niż adres zamieszkania), a także numery telefonu, faksu lub e-mail;
• wskazanie osoby upoważnionej do reprezentacji – w przypadku gdy powiadomienie składa grupa osób lub organizacja; dla organizacji należy również wskazać stanowisko służbowe osoby upoważnionej do reprezentacji;
• wskazanie państwa-strony Konwencji, które jest sprawcą naruszenia;
• wskazanie przepisów Konwencji, które zostały naruszone, opis stanu faktycznego sprawy oraz wskazanie, w jaki sposób opisany stan jest niezgodny z Konwencją;
• rodzaj domniemanej niezgodności – czy powiadomienie dotyczy konkretnego przypadku odmowy prawa dostępu do informacji, dopuszczenia do udziału w postępowaniu i odmowy dostępu do wymiaru sprawiedliwości, czy też odnosi się do ogólnego braku transpozycji lub implementacji postanowień Konwencji;
• opis środków wykorzystanych na szczeblu krajowym;
• opis innych wykorzystanych środków międzynarodowych;
• klauzulę o zachowaniu poufności w odniesieniu do konkretnych informacji – w przypadku gdy składający powiadomienie życzy sobie, aby informacje te nie zostały ujawnione. W przypadku braku wyraźnego zastrzeżenia poufności, informacje są traktowane jako jawne;
• dokumentację na potwierdzenie naruszenia24 oraz wskazanie przepisów krajowych dotyczących konsultacji społecznych. W przypadku gdy składane są dłuższe dokumenty, zaleca się podkreślenie właściwych fragmentów. Zaleca się też przedłożenie dokumentacji w tłumaczeniu na język, w jakim zostało złożone powiadomienie25 (nie musi to być tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego);
• podsumowanie powiadomienia (2-3 strony);
• podpisy osób wnoszących powiadomienie, a w przypadku organizacji – osób upoważnionych do reprezentowania tej organizacji oraz datę.