Sekretariat Konwencji rejestruje powiadomienie i informuje o tym powiadamiającego (nie czyni tego, gdy złożone powiadomienie jest anonimowe). Jeżeli powiadomienie wniesiono w języku francuskim lub rosyjskim, kieruje się je do tłumaczenia na angielski.
Następnie Sekretariat dokonuje weryfikacji formalnej pod kątem spełnienia kryteriów dopuszczalności skargi.
Sprawie nie nadaje się biegu, jeżeli powiadomienie jest:
- anonimowe;
- sporządzone z nadużyciem prawa do powiadomienia (np. wysłane po raz kolejny przez tę samą osobę w tej samej sprawie);
- pozbawione sensu;
- niezgodne z decyzją o ocenie zgodności (decyzja I/7) lub samą Konwencją (dotyczy to zdarzeń, które miały miejsce, zanim Konwencja weszła w życie albo zanim powołano Komitet);
- dotyczy państwa niebędącego stroną Konwencji;
- dotyczy państwa korzystającego z możliwości wykluczenia wobec niego powiadomień.
Sekretariat Konwencji, po weryfikacji formalnej, przekazuje powiadomienie członkom Komitetu w celu weryfikacji merytorycznej (dla przyspieszenia procedury wskazane jest, aby zgłaszający jednocześnie ze złożeniem powiadomienia w Sekretariacie przesłał je do wiadomości Ministerstwu Środowiska).