XII Walne Zebranie Członków OTOP – najważniejsze informacje przed spotkaniem

Już 5 września 2026 r. w Falentach pod Warszawą odbędzie się XII Walne Zebranie Członków Ogólnopolskiego Towarzystwa Ochrony Ptaków, organizowane w ramach IV Zlotu Członków i Członkiń OTOP-u.

Lokalizacja: 4 Żywioły, Falenty

Podczas Walnego Zebrania przedstawione zostaną m.in. sprawozdania z działalności Zarządu i Komisji Rewizyjnej za kadencję 2023–2026. Odbędą się również głosowania przewidziane w programie WZC, w tym wybory Prezesa/ki i Wiceprezesa/ki Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej na kadencję 2026–2029.

Pełny program XII Walnego Zebrania Członków OTOP można pobrać tutaj:

👉 [PROGRAM XII WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW OTOP – PDF]

Poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje organizacyjne oraz krótkie wskazówki, które pomogą przygotować się do udziału w Walnym Zebraniu.

Pierwszy raz na Walnym? Spokojnie – przeprowadzimy Cię krok po kroku!

Już 5 września spotykamy się na XII Walnym Zebraniu Członków i Członkiń OTOP.

Jeśli będziesz uczestniczyć w Walnym po raz pierwszy – spokojnie! Poniżej znajdziesz krótką instrukcję, która pomoże Ci odnaleźć się podczas obrad.

Walne Zebranie Członków to najważniejsze wydarzenie w życiu naszego Stowarzyszenia. To właśnie tutaj członkowie i członkinie podejmują najważniejsze decyzje dotyczące funkcjonowania OTOP, wybierają jego władze oraz wspólnie wyznaczają kierunki działania na kolejne lata.

1. Przyjedź i zarejestruj się

Po przyjeździe udaj się do punktu rejestracji.

Podczas rejestracji otrzymasz:

✅ mandat do głosowania,

✅ materiały na Walne,

✅ karty do głosowania zgodnie z organizacją Walnego.

Mandat będzie wykorzystywany podczas głosowań jawnych, natomiast specjalne karty wyborcze – podczas głosowań tajnych.

Po zakończeniu rejestracji możesz zająć dowolne miejsce na sali obrad. Warto mieć przy sobie mandat oraz otrzymane materiały – będą potrzebne podczas całego Walnego.

Udział przez pełnomocnika

Jeżeli reprezentujesz innego członka lub członkinię OTOP na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, przekaż jego podpisany oryginał podczas rejestracji.

Otrzymasz również mandat i karty do głosowania przysługujące osobie, którą reprezentujesz, a następnie będziesz wykonywać jej prawo głosu.

Zgodnie z § 16 ust. 8 Statutu OTOP:

• każdy członek może ustanowić tylko jednego pełnomocnika,
• jeden pełnomocnik może reprezentować tylko jednego członka OTOP,
• pełnomocnictwo musi być udzielone w formie pisemnej.

👉WZÓR PEŁNOMOCNICTWA

2. Rozpoczynamy obrady

Walne otwiera członek Zarządu OTOP albo Dyrektor OTOP.

Następnie uczestnicy wybierają Przewodniczącego lub Przewodniczącą Walnego, a na jego lub jej wniosek również Wiceprzewodniczącego lub Wiceprzewodniczącą oraz Sekretarza lub Sekretarkę.

To właśnie Przewodniczący lub Przewodnicząca prowadzi dalszą część obrad zgodnie z przyjętym porządkiem.

Na początku Walnego podejmowane są również decyzje organizacyjne, w tym dotyczące powołania komisji.

3. Komisje podczas Walnego

Na początku obrad zostaną powołane komisje, które pomagają sprawnie przeprowadzić Walne.

Zachęcamy do zgłaszania swoich kandydatur zarówno do Komisji Skrutacyjnej, jak i Komisji Uchwał i Wniosków. Kandydaturę będzie można zgłosić podczas odpowiedniego punktu obrad, gdy Przewodniczący lub Przewodnicząca zwróci się do uczestników o wskazanie osób gotowych do pracy w komisjach.

Komisja Skrutacyjna

Jej zadaniem jest między innymi:

• czuwanie nad prawidłowym przebiegiem głosowań,
• liczenie głosów oddawanych poprzez podniesienie mandatów,
• liczenie głosów oddanych na kartach wyborczych,
• sporządzanie protokołów z wyników głosowań,
• przekazywanie wyników Przewodniczącemu lub Przewodniczącej Walnego.

Dla zachowania bezstronności osoby kandydujące w danym głosowaniu nie uczestniczą w liczeniu głosów dotyczącym funkcji, o którą się ubiegają.

Komisja Uchwał i Wniosków

Podczas Walnego Zebrania powoływana jest Komisja Uchwał i Wniosków, która pomaga porządkować zgłaszane wnioski i projekty uchwał oraz przedstawia je uczestnikom podczas obrad.

Wnioski do Walnego Zebrania można składać również przed jego rozpoczęciem. Zgodnie ze Statutem OTOP członkowie i członkinie mają prawo składać wnioski Walnemu Zebraniu Członków – na piśmie, na adres Zarządu OTOP.

Wnioski mogą być także zgłaszane podczas obrad. Komisja pomaga w ich uporządkowaniu i precyzyjnym zapisaniu, tak aby mogły zostać przedstawione Walnemu Zebraniu i – jeżeli wymaga tego ich charakter – poddane pod głosowanie.

Dla ułatwienia przygotowaliśmy wzór wniosku do Walnego Zebrania Członków OTOP.

👉 [POBIERZ WZÓR WNIOSKU]

 

4. Zarząd został już wyłoniony – na Walnym wybierzemy Prezesa lub Prezeskę oraz Wiceprezesa lub Wiceprezeskę

Członkowie Zarządu OTOP kadencji 2026–2029 zostali już wyłonieni zgodnie z Regulaminem wyborów.

Ponieważ liczba kandydatur spełniających wymogi formalne nie przekroczyła maksymalnej liczby członków Zarządu określonej w Statucie, nie było potrzeby przeprowadzania głosowania korespondencyjnego.

Podczas Walnego zostanie przedstawiony protokół z wynikami wyborów do Zarządu, a następnie uczestnicy wybiorą:

• Prezesa lub Prezeskę OTOP spośród członków nowego Zarządu,
• Wiceprezesa lub Wiceprezeskę spośród kandydatów zaproponowanych przez wybranego Prezesa lub Prezeskę.

To właśnie ten moment, aby zadać kandydatom i kandydatkom pytania oraz lepiej poznać ich doświadczenie, pomysły i wizję rozwoju OTOP przed oddaniem głosu.

4a. Nie tylko Zarząd – wybierzesz również Komisję Rewizyjną

Komisja Rewizyjna jest organem kontrolnym OTOP. Nadzoruje działalność Stowarzyszenia, przedstawia członkom i członkiniom ocenę pracy Zarządu oraz wnioskuje o udzielenie absolutorium.

W przeciwieństwie do Zarządu, członkowie i członkinie Komisji Rewizyjnej nie są wyłaniani wcześniej. Ich wyboru dokonują bezpośrednio uczestnicy Walnego Zebrania.

Podobnie jak w przypadku wyboru Prezesa lub Prezeski oraz Wiceprezesa lub Wiceprezeski, przed głosowaniem będzie możliwość poznania kandydatów i kandydatek oraz zadania im pytań.

5. Jak wygląda głosowanie?

Podczas Walnego odbywają się głosowania jawne i tajne.

Głosowanie jawne

W głosowaniach jawnych uczestnicy oddają głos poprzez podniesienie mandatu – na wezwanie Przewodniczącego lub Przewodniczącej Walnego.

W ten sposób podejmowane są m.in. uchwały dotyczące:

• przyjęcia porządku obrad,
• zatwierdzenia sprawozdań,
• udzielenia absolutorium,
• innych spraw rozpatrywanych podczas Walnego.

Przewodniczący lub Przewodnicząca kolejno prosi o podniesienie mandatów osoby głosujące „za”, „przeciw” oraz „wstrzymujące się od głosu”.

Za ważny głos uznawany jest wyłącznie wyraźnie podniesiony mandat.

Komisja Skrutacyjna zlicza oddane głosy i przekazuje wyniki Przewodniczącemu lub Przewodniczącej Walnego, który lub która ogłasza wynik głosowania oraz informuje, czy uchwała została przyjęta czy odrzucona.

Głosowanie tajne

Głosowanie tajne dotyczy wyboru:

• Prezesa lub Prezeski OTOP,
• Wiceprezesa lub Wiceprezeski OTOP,
• członków i członkiń Komisji Rewizyjnej (jeżeli zgłoszonych zostanie więcej niż troje kandydatów i kandydatek).

W głosowaniach tajnych otrzymasz przygotowaną przez OTOP kartę do głosowania. Ponieważ kandydaci i kandydatki zgłaszani są podczas Walnego, samodzielnie wpiszesz na niej nazwisko osoby, na którą chcesz oddać głos. Nie martw się – przed każdym głosowaniem Przewodniczący lub Przewodnicząca dokładnie wyjaśni zasady głosowania oraz sposób prawidłowego wypełnienia karty.

Po oddaniu głosu kartę wrzuca się do urny. Komisja Skrutacyjna liczy głosy, sporządza protokół i przekazuje wyniki Przewodniczącemu lub Przewodniczącej Walnego.

6. Co to jest absolutorium?

Jednym z ważniejszych punktów Walnego jest głosowanie nad udzieleniem absolutorium ustępującemu Zarządowi.

Przed głosowaniem uczestnicy wysłuchają sprawozdania Zarządu z działalności OTOP oraz sprawozdania Komisji Rewizyjnej. Komisja przedstawia również ocenę działalności Zarządu i składa wniosek o udzielenie absolutorium.

Udzielenie absolutorium oznacza potwierdzenie, że Walne pozytywnie ocenia sposób wykonywania obowiązków przez Zarząd w zakończonej kadencji.

Nie oznacza to zatwierdzania każdej pojedynczej decyzji Zarządu, lecz stanowi ogólną ocenę wykonywania przez niego powierzonych zadań.

7. Chcesz zabrać głos? Śmiało!

Walne to nie tylko głosowania. To również przestrzeń do rozmowy o działalności OTOP.

Podczas odpowiednich punktów porządku obrad można:

• zadawać pytania,
• brać udział w dyskusjach,
• zgłaszać uwagi,
• przedstawiać propozycje i wnioski.

Nie ma znaczenia, czy uczestniczysz w Walnym po raz pierwszy, czy jesteś członkiem OTOP od wielu lat – każdy głos w dyskusji jest równie ważny.

Osoby chcące zabrać głos zgłaszają to Przewodniczącemu lub Przewodniczącej.

Walne może zdecydować o zmianie lub rozszerzeniu porządku obrad. Nie można jednak w ten sposób dodać punktów dotyczących zmiany Statutu ani rozwiązania Towarzystwa.

8. Warto wiedzieć

✔ Zabierz dokument tożsamości.

✔ Przyjedź kilkanaście minut wcześniej, aby spokojnie się zarejestrować.

✔ Jeśli korzystasz z pełnomocnictwa – pamiętaj o jego podpisanym oryginale.

✔ Nie obawiaj się zadawać pytań – Walne to miejsce do rozmowy i wspólnego podejmowania decyzji.

Pracowniczki i pracownicy OTOP będą dostępni podczas całego wydarzenia. Chętnie wskażą odpowiednie miejsce, wyjaśnią kwestie organizacyjne lub skierują Cię do osoby, która będzie mogła pomóc.

Najważniejsze?

Nie stresuj się! Walne Zebranie to nie egzamin ze Statutu. Jeśli masz wątpliwości lub pytania, śmiało zwróć się do Przewodniczącego lub Przewodniczącej, członków komisji albo pracowniczek i pracowników Biura OTOP – chętnie pomożemy.