21 czerwca 2010 Zarząd OTOP wprowadził w życie trzy regulaminy ustalające zasady transparentności organizacji. Zasady ujęte obecnie w regulaminy obowiązywały dotychczas w formie zwyczajowego kodeksu zachowań. Jednak w obliczu dyskusji toczących się w ostatnim czasie na forum mediów publicznych, w których pojawiają się spekulacje co do transparentności działań naszej organizacji, Zarząd podjął decyzję o ujęciu tego niepisanego kodu w ramy regulaminów dostępnych dla wszystkich zainteresowanych.
W skład zasad transparentności OTOP wchodzą:
- Regulamin Zarządu OTOP (pobierz plik .pdf)
- Regulamin reprezentowania OTOP przez osoby fizyczne na podstawie umów o pracę i umów wolontariatu (pobierz plik .pdf)
- Regulamin sprzedaży usług przez OTOP (pobierz plik .pdf)
Najważniejsze zasady funkcjonowania Zarządu OTOP:
- Żaden z członków Zarządu, w tym Prezes lub Wiceprezes nie może czerpać korzyści od podmiotów zewnętrznych (w tym od osób fizycznych) z prowadzonych przez Towarzystwo działań o charakterze rzecznictwa lub lobbingu prowadzącego do ustanowienia satysfakcjonującego Towarzystwo prawa, w szczególności ustaw, rozporządzeń, decyzji, postanowień administracji państwowej wszystkich szczebli. W szczególności nie może czerpać korzyści majątkowych. Zakaz ten obejmuje czerpanie korzyści we własnym imieniu lub za pośrednictwem osoby trzeciej.
- W głosowaniach, dotyczących bezpośrednio osoby członka Zarządu, w tym Prezesa lub Wiceprezesa, członek Zarządu, w tym Prezes lub Wiceprezes, którego bezpośrednio dotyczy dane głosowanie, w tymże głosowaniu wstrzymuje się od głosu.
- Przy udzielaniu pełnomocnictw do jednoosobowego reprezentowania OTOP członkom Zarządu, w tym Prezesowi lub Wiceprezesowi, osoba która figuruje na pełnomocnictwie nie występuje jednocześnie jako członek organu udzielającego pełnomocnictwa (członkowie Zarządu OTOP nie udzielają pełnomocnictw sami sobie).
- Do prowadzenia bieżącej działalności Towarzystwa Zarząd powołuje Sekretariat Towarzystwa. Pracami Sekretariatu Towarzystwa kieruje Dyrektor Sekretariatu zatrudniony przez Zarząd Towarzystwa i przed nim odpowiadający. Dyrektor Sekretariatu jest oddelegowanym przez Prezesa Zarządu kierownikiem zakładu pracy w rozumieniu Kodeksu Pracy.
Najważniejsze obowiązki reprezentantów OTOP:
- Nie czerpanie korzyści z prowadzonych w imieniu Towarzystwa spraw, w szczególności nie czerpanie korzyści majątkowych. Zakaz ten obejmuje czerpanie korzyści we własnym imieniu lub za pośrednictwem osoby trzeciej.
- Dbanie o wartości niematerialne i prawne Towarzystwa, w szczególności o wizerunek Towarzystwa.
- Przedstawianie konkretnych postulatów Towarzystwa w sposób przejrzysty i konkretny, w szczególności gdy Towarzystwo wchodzi na drogę postępowania sądowego.
- Popieranie postulatów Towarzystwa argumentami merytorycznymi, mającymi oparcie w dostępnej wiedzy naukowej oraz przepisach obowiązującego prawa,, w szczególności gdy Towarzystwo wchodzi na drogę postępowania sądowego.
- Używanie narzędzi służących do rozstrzygnięcia sporów polubownie, w tym:
- Doręczanie stronom konkretnych postulatów przyrodniczych Towarzystwa na piśmie.
- Udział w spotkaniach mających na celu wyjaśnienie postulatów Towarzystwa (potwierdzanych protokołem ze spotkania).
- Stosowanie wszystkich innych metod na uniknięcie drogi sądowej – nie naruszających obowiązujących przepisów prawnych.
- Działania powyższe powinny mieć miejsce przed wstąpieniem na drogę sądową.
- W przypadku, gdy działania określone w ust. 7 nie mogą być zrealizowane przed rozpoczęciem postępowania sądowego, w szczególności, gdy nie mogą zostać zrealizowane ze względu na terminy, działania te muszą być prowadzone równolegle do postępowania sądowego.
- Dążenie do osiągnięcia celu określonego w postulatach Towarzystwa i zaprzestawanie działań w momencie ich osiągnięcia.
- Informowanie Towarzystwa o prowadzonych działaniach w formie uaktualnianych na bieżąco kart informacyjnych wraz z dołączaną kompletną dokumentacją dotyczącą prowadzonych działań (w szczególności dokumenty przychodzące, dokumenty wychodzące, ekspertyzy, raporty, opracowania, opinie, itd.).
- Dbanie o dobre imię Towarzystwa na zewnątrz.
- Dbanie o dobrą atmosferę w Towarzystwie.
- Nie prowadzenie – bez wiedzy i zgody Towarzystwa wyrażonej na piśmie – działalności konkurencyjnej w stosunku do działalności prowadzonej przez Towarzystwo.
Najważniejsze zasady sprzedaży usług przez OTOP:
- OTOP sprzedaje usługi, które mieszczą się w celach statutowych OTOP oraz nie stoją w konflikcie z prowadzonymi przez OTOP działaniami.
- OTOP wykonuje usługi w oparciu o ogólnodostępny cennik usług.