Oprócz konieczności zachowania formy pisemnej brak jest szczególnych wymogów formalnych dopuszczalności skargi. Jednak, aby zapewnić jej szanse powodzenia, powinna zawierać:
- podanie imienia, nazwiska lub nazwy skarżącego, jego adresu do korespondencji, a także numeru telefonu, faksu lub adresu e-mail;
- wskazanie państwa-strony lub państw-stron, których skarga dotyczy;
- szczegółowe wskazanie powodów wniesienia skargi (w tym opis stanu faktycznego);
- wskazanie gatunków lub siedlisk, których dotyczy skarga;
- określenie potencjalnych negatywnych efektów naruszenia w odniesieniu do tych gatunków i siedlisk;
- wskazanie, czy gatunki lub siedliska objęte skargą są chronione również w oparciu o inne akty prawa międzynarodowego lub w ramach obszarów Natura 2000;
- wskazanie, czy w odniesieniu do przedmiotu skargi toczą się lub zostały zakończone procedury na szczeblu krajowym i międzynarodowym;
- wszystkie inne niezbędne informacje, jak np. mapy czy opinie ekspertów;
- datę i podpis.
Dla przyspieszenia postępowania zaleca się tutaj skorzystanie z formularza zamieszczonego na stronie internetowej http://www.coe.int/t/dg4/cultureheritage/nature/Bern/On-lineform_en.pdf oraz wypełnienie go w języku angielskim lub francuskim, jako językach urzędowych Stałego Komitetu.
Wypełniony formularz lub pismo zawierające skargę należy wysłać pocztą (równocześnie – ale nie zamiast – można przesłać ją e-mailem) na adres:
Carolina LASEN DIAZ
Biological Diversity Unit
Directorate of Culture and Cultural and Natural Heritage
Council of Europe
F-67075 Strasbourg Cedex, France
E-mail: carolina.lasen-diaz@coe.int